编制传播材料
一、组织信息传播材料的种类
在完成组织形象定位和确定主要信息后，就要着手设计制作组织信息的传播材料了。组织信息的传播材料是组织自己制作的、针对本组织特定公众的传播媒介，它是组织与各种特定公众进行交流和沟通最为重要和有效的媒介，也是一切媒体传播和市场活动的基本工具。一个组织如果仅仅依靠新闻媒体与公众沟通，往往在版面、内容、观点、时机等方面有所局限，处于被动状态。制作自己的信息传播材料就弥补了这种缺陷，它最大的特点就是可以由组织自主控制，可以根据组织的实际需要经常性地修改和全面传播。同时，传播材料也可以针对某些特定公众而确定内容和方式，因此大大提高了它的有效性。
组织信息的传播材料主要分为印刷材料、视听材料和在线材料三种， 印刷材料包括： 公司宣传册(Company Brochure)，公司期刊（External Magazine）， 公司报纸 （Company Newspaper）， 公司简报 (Company Newsletter)，传播材料夹 （CommunicationsKit），公司信函/电子邮件 (CompnayLetter/E-mail)， 公司公告栏 (Bulletin Board)，技术服务资料 （Technology & Service Sheet）， 年度报告（Annual Report）等；视听材料包括：公司宣传片(Corporate Video)，公司图片库 (Photo Library)，公司广播（Company Broadcasting），公司电影（CompanyFilm）和PPT等；在线材料包括网站、微信公众号(WechatOfficial Account)、微信小程序（Mini Program）及微传单（MiniLeaflet）等等。
我们以一家移民中介公司为例，看看都可以准备哪些公司对外传播的材料。
公司印刷资料
公司宣传册
公司宣传册是以册子形式出现的介绍本公司全面情况的印刷材料，也是公司介绍自己最基本的材料。公司宣传册通常印刷质量较高，封面设计引人注目，内容图文并茂，照片多采用自己公司的图片。移民公司宣传册的主要内容一般包括：公司概况，发展历史，组织结构，业务范围，客户服务，成功案例，批件图片，客户评价，社会活动，获奖情况等。当然，还要包含公司名称，办公地址，电话，传真，邮件和官网址等信息。
公司期刊
公司期刊类似于正式出版的杂志，按月、双月或按季度出版，图文并茂，内容丰富，以公司自身近期活动，业务发展状况，文化建设和员工生活为主要报道和描写对象，作者大多是公司内部员工。公司期刊发行对象可以为政府、协会主管部门，客户，商业合作伙伴，媒体等。如果对外发行，就要要特别注意避免使用仅限内部的公司信息。
公司报纸
自办报纸的形式在大的公司较为常见。与公司期刊相比，报纸更能够比较及时地刊登公司的各种新闻时事、重大活动，业务发展状况、移民项目介绍、客户服务、成功案例，也可以转载移民新闻和行业信息，以此来加快组织信息的内外传递。公司报纸的发行周期视具体情况而定，一般是周刊或半月刊。
移民传播简报
这是一种多采用电子刊物形式出版的数字简报，其特点是简要、及时地把本公司的最新动态、工作成果、业务经验等信息对外传递。这类刊物刊载的文章简短，制作迅速简单，成本低廉，采用电子版形式通过E-Mail发送，出版周期可以灵活，
技术服务资料
技术服务资料一般以小册子或单页形式出现，是公司对所支持或采用的技术手段和服务标准的介绍。技术服务资料通常是由技术和服务部门撰写或提供资料，移民传播人员主导完成。
信函/电子邮件
信函/电子邮件除了与移民传播简报共有的一些特点外，最大的优点就是加入感情色彩，能够形成公司与相关利益攸关者的情感交流。例如利用信函方式向移民签约客户表示欢迎，对获批客户表示祝贺，重大节庆日向客户、员工发出贺信，对有突出贡献的员工发出致谢信，在员工遇到困难时发出慰问信，对合作律所的业务突破发出祝贺信等。信函/电子邮件是加强组织内部沟通和外部交往十分有效的工具。
公告栏（墙报、板报）
公告栏一般被设置或张贴在公司最为显眼的墙上或白板上，用以向内部员工传达公司信息，也有一些公司利用这种形式向员工通报每日的重要活动和提醒事项，庆祝获批案件，团队建设照片等。公告栏的特点是方便、灵活、及时、简明、内容集中。移民传播人员需要保证随时更新公告栏中的内容，以便随时沟通信息，吸引员工时常注意。
年度报告
年度报告既是公司对前一年度内的业绩、组织发展、经营服务、人事变动、财务状况等方面的总结，又是组织向股东和监管部门汇报自己一年来经营情况的重要方式。此外，年度报告还逐渐成为发给员工、客户、合作伙伴、市场分析师、媒体和公众的重要参考资料，成为公司宣传自己的一种有效传播工具。年度报告是公司最重要和严肃的岂料信息资料，特别是上市公司要对年度报告的真实性和准确性担负法律责任。
公司印刷材料除了上述列举的各种外，还有大量的类似的印刷宣传品，如海报、传单、公告、通告、折页、纪念册、画册、宣传图书、项目说明书、客户成功案例集锦、情报资料、研究报告、应答报告等，它们在日常移民传播活动中也同样被广为使用。
公司视听材料
公司宣传片
公司宣传片是将声音、图象、文字、色彩、情感、事件等融合为一体，宣传公司整体情况的视频介绍片。公司宣传片时间可长可短，短到一分钟，也可以多到五分钟至十五分钟。为满足不同需要，宣传片常被制成适于电视台播出格式，一般场合也可以用电脑、DVD播放。公司宣传片通常由公司传播人员收集材料和确定主要内容，然后经过专业人员撰写脚本，摄制，剪辑和配音合成，成品应达到电视台播出要求的水平。为留下公司历史发展镜头和降低专门摄制成本，传播人员应对每次公司重大活动都安排专业摄像，不断为新版公司宣传片积累素材。同时，为反映公司最新发展状况和对观众产生强烈的感染力和吸引力，公司宣传片至少应该两三年更新一次。
公司图片库
公司图片库的建立是为了存放公司人物和活动的照片，广告图片，还包括用于成功案例的移民批准件照片等，通常这些照片需要被分类保存并配以文字说明。这些照片在媒体报道，公司宣传资料制作，展览展示，广告设计中都会被用到。传播人员在日常工作中应该不断拍摄和妥善保存。需要提醒的一点是为达到较高制作水平，重要图片通常应采用反转片或专业数码相机拍摄。
公司广播
公司广播是一种靠听觉传递组织信息的手段，一般以内部员工为对象。有些公司利用网络或微信群录音等传递信息，这也是一种广播形式。公司广播的内容可以与其他印刷材料一样丰富多彩，形式可以有现场采访、新闻报道、口头表扬、案例分享、演讲讲座、培训讨论或者丰富员工生活的多种文艺形式。公司广播还可以转播移民新闻、介绍业界动态，传播移民知识，介绍海外生活、医疗、税务、教育等信息。
公司电影片
公司电影片是用电影胶片拍摄介绍公司的影片，包括新闻影片、纪录影片、教育影片、广告片或以公司为背景的故事片。公司广告影片通常只有一分钟，作为广告在影院其他影片放映前播放。一些公司也出资同电影公司联合拍摄故事片，或在好的影片中植入广告，在影片画面中添加突出公司名字或服务的镜头，或在对话中巧妙地为组织宣传等。
公司在线材料
公司网站
公司网站分为基本信息型，电子商务型和多媒体广告型。基本信息型网站是面向客户、业界人士或者普通浏览者，以介绍企业的基本资料、帮助树立企业形象为主；也可以适当提供行业内的新闻或者知识信息。这种类型网站通常也被形象的比喻为企业的“网络名片”；电子商务型网站主要面向供应商、客户或者企业产品（服务）的消费群体，以提供某种直属于企业业务范围的服务或交易为主，例如，网上银行、网上零售等；多媒体广告型网站主要面向客户或者企业产品（服务）的消费群体，以宣传企业的核心品牌形象或者主要产品（服务）为主。这种类型无论从目的上还是实际表现手法上相对于普通网站而言更像一个平面广告或者电视广告，因此用"多媒体广告"来称呼这种类型的网站十分贴切。
微信公众号
微信公众号是公司在微信公众平台上申请的应用账号，通过公众号，公司可在微信平台上实现和特定群体的文字、图片、语音、视频的全方位沟通、互动 。形成了一种主流的线上线下微信互动营销方式，其它还包括服务号、企业号和订阅号等形式。
微信小程序
微信小程序，简称小程序，英文名Mini Program，是一种不需要下载安装即可使用的应用，它实现了应用“触手可及”的梦想，让公司用户扫一扫或搜一下即可打开应用，实现了公司信息最便捷的传播，也利于用户自主转发。
微传单
以前想起大风天随风起舞的往往都是满大街的传单，这漫天的“垃圾”不知浪费了资源，也污染了环境。同时纸质传单区域的局限性也成为商家的痛点。但是公司宣传对于传单的巨大需求又不会消失。作为移动互联网端创意推广的利器微传单，通过H5页面制作为商家引流，成为了一种互联网营销的流行方式。微传单不需要专门的下载，往往只是一个朋友圈的链接。就可以实现节日祝贺、发布招聘信息、邀请参加活动，推广公司产品服务、企业介绍和品牌文化等。
一、传播材料的编制
上面提到的各类信息传播材料，组织可以根据自己的需要有选择性地使用。例如为了达到关系攸关者定期沟通的目的，编制公司刊物，指定传播部门擅长文案的人员担当主编，同时吸收本组织相关员工作为通讯员，帮助收集材料和撰写文字。在各部门完成供稿后，决定当期主题，筛选稿件，整体协调，统一规划定稿，然后交由广告公司排版、设计、出片打样、印刷等；如果是电子刊物，则制成数字期刊。内刊不单是企事业内部员工共享管理、生活、生产经验的阅读物，根本上来说是企业文化的缩影。编制公司刊物，应该注意以下几个问题：
（1）明确目的。即为什么要办刊？传播人员应该从组织经营战略和传播策略的角度考虑刊物的可能性、必要性、合理性和目的性。公司刊物应该符合全盘的移民传播目标和计划，并应成为与特定公众进行沟通的重要移民传播手段。只有明确了目标，才能进一步考虑其它问题。
（2）区分读者。办刊目的不同，读者对象也会有所区别。如果办刊的目的是促进组织与内部员工之间的沟通，鼓舞员工士气，读者就应该定位为内部员工和管理层；如果办刊的目的是向客户、合作伙伴、媒体、政府主管机构和行业协会定期通报公司情况和发展动态，刊物的读者对象就是外部公众。同时，只有明确了读者对象的范围，才能有的放矢地进行材料选择和内容编辑。IKEA（宜家）的内刊《家居指南》，销量可以与《圣经》发行量相媲美的，被翻译为33种语言，面向72个国家推广，受众消费者约有2.55亿。如果说其他品牌内刊是靠设计和多样化的内容取胜，《家居指南》就可以理解为是靠眼花缭乱的创意及联名产品来抓住消费者的心。2018年《家居指南》，以“给家更多可能”为主题，提供了700多件新品。除了单纯的新品展示，宜家内刊近年来更注重于为消费者提供家居整体风格的灵感，而有趣的是，针对不同的市场，宜家内刊会根据当地市场需求以及住房特点进行推荐风格上的微调，比如说针对中国工薪阶层居住的小面积公寓，宜家在指南中就加入了很多加强收纳的产品。
（3）收集内容。公司刊物的内容一般包括：组织历史，组织经营理念（使命、宗旨、目标、方针、政策等），组织现状（组织机构、人事变动、重大成就、经营管理、研究开发、服务状况、员工情况（工作情况、生活情况、员工建议、文体活动、交流活动等）和组织社会活动等。例如日本服装品牌45R的内刊《45R》，没有太多长片文章，内容多以服装图片为主，配以大自然的山与海、树林，走自然淳朴风格，打开杂志就给人一种回归自然放松的舒适感。
（4）确定形式。应该从移民传播策略的整体目标、读者范围、财务预算和公司性质等综合因素确定刊物形式。组织刊物主要的形式如前面介绍，包括组织期刊，报纸，传播简报等。
（5）选取名称。组织刊物的名称应该有自己的特色，给读者留下深刻的印象。刊物名称最好与组织的名称、服务种类，组织文化等相联系。日本化妆品巨头资生堂将企业内刊命名为《花椿》，这本内刊被《知日》杂志评价为为“日本最高标准内刊模范、目前认知度最高的企业内刊”。《花椿》自1937年创刊以来，发行量已经达到了680万册，有无数著名摄影师为其提供封面及内页插图，还曾经作为唯一一本日本的商业刊物，入选了全球杂志TOP榜。2016年伊始，《花椿》纸质版宣布停刊，但在该年年底改名为《花椿0号》，以季刊形式重新改版复出。
（6）发行量和周期。发行量应该根据目标公众的数量来确定，并不是发行得越多越好。公司刊物一般印量较少，单本价格较高，所以无论是从成本角度还是从实用角度，都只能赠送给值得送的人。此外，公司刊物应该定期出版，周期适当。周期长短应该根据组织发展变化的速度和需要沟通信息的多少而定。
（7）版式设计。包括刊物的篇幅、色彩、刊头、版面以及印刷形式。篇幅是指页面规格（4开、8开、16开、32开等）；色彩是指黑白的还是彩色的，主色调是什么；刊头设计要别具一格，并保持连贯性；版面设计要划分好栏目，重点突出要考虑图文并茂，生动活泼；印刷形式采用有板印刷（凸版印刷、凹版印刷、平版印刷及孔版印刷）还是无版印刷（印版直接通过计算机驱动的打印头或印刷头直接在承印物上印刷的方法,如数码印刷）；
（8）是否免费赠阅。组织刊物一般是免费赠阅的，但对于那些知识性和趣味性较强、读后会产生很大价值、和制作精良的刊物也可适当收取费用。如果刊物不计成本，不讲价格，在公众心目中反而会降低价值，变通的方法有包括只收成本费，象征性收费或是在刊物上印出内部定价，但免费赠送。上面提到的《花椿0号》就从2018年1月开始以免费杂志的形式派送。
（9）登载公益宣传。有些组织刊物，特别是发行量较大的知名刊物，不限于刊登自己的信息，同时也进行公益宣传或走向超脱的跨界行为，显示出一种博大的胸怀。时尚服装品牌Benetton出版的内刊COLORS就是这样，内刊的内容与Benetton并无太多关系，编辑每期选择一个主题，聚焦不同国家不同事物，出版时间也并不固定。但究其根本，我想这其实也是诠释大千世界不同色彩（COLORS）的价值观。
（10）发行方式。发行方式包括直接邮寄、专人派送、办公室传阅、信箱放置、活动会议发放和户外集中散发等。采用何种方式要看读者的性质、职位、范围、地点等因素而定。
文末讲一个小故事。1992年年末，一位年轻人从湖北辞职南下广东，到后来成为世界500强的某电器集团工作，他就是从内刊编辑做起的。他现在做到那家企业的董事长，身价几十亿。当年作为内刊编辑，他经常将自己的想法建议和观察到的市场情况整理成册，利用工作便利写起“内参”。老板对他的独特观点印象非常深刻，更欣赏他的见识和胆略，就有意栽培这个年轻人。编辑组织内刊，可以从组织整体层面来了解看待组织发展，比其它岗位的员工更具“老板思维 ”。