移民信息的公文写作

作为传播人员，通常在完成组织信息的调查收集后要整理成文，同时在对外交往中也避免不了通过文字进行沟通，我们把这两类写作统称为传播信息的公文写作。前者包括：公司宣传册，技术手册、服务说明，产品介绍，公司期刊，财经公告，网站内容，调查报告，新闻稿件，广告文案，宣传片解说词，墙报板报以及标语口号等；后者主要包括为公司领导撰写的活动讲话稿，论坛演讲稿，贺词、祝词和请柬等。这里我对其它章节没有谈到的几种文体进行简要介绍。

（一）讲话稿

讲话稿也称发言稿，是在某种特殊场合要讲话前所拟定的书面稿子。其作用是节省时间，集中、有效地围绕议题把话讲好，避免走题或因紧张把话讲错。传播人员通常要为公司老板撰写讲话稿件（Speech)或谈话要点(Talking Points)，做好事先准备。

讲话稿是写给自己或老板看的，但最终是说别人听，，因此讲话稿要抓住通俗化和口语化两个特点。通俗化，就是要求语言朴素，自然，不堆砌概念，不装腔作势，既适合听觉需要，又能弥补不能反复阅读的视觉不足；口语化就是讲话稿要尽量少用长句，文言句，倒装句和方言土语，语言简短精炼形象，生动具体，以便别人听得明，印象深，记得牢。

在撰写讲话稿时，还要注意以下问题：

（1）充分了解听众

讲话稿动笔前，首先就是要考虑听众是什么人？有什么特点？感兴趣的是什么？怎么才能说服和打动他们。同时，移民传播人员也要事先料想听众可能产生什么疑问？提出什么问题？有什么不同观点？对于这些问题要事先提醒组织领导，做好思想准备和应答方案。

（2）讲听众关心的话题

讲话者该讲什么，不该讲什么，哪些听众感兴趣，哪些听众不感兴趣，对于这些，演讲者要做到心中有数。这样的讲话搞针对性强，听众会听得全神贯注，记得扎实深刻，觉得受益匪浅。

（3）态度明朗，观点鲜明

讲话稿中对所提到的问题是赞成还是反对，是表扬还是批评，不能含糊其词，模棱两可。同时引用材料要准确，事先考证，不能拿来就用。看问题要有客观态度，事实求是，不夸大，不缩小，也不要屈从附和，有自己的鲜明观点。

（4）主题突出，长话短说

讲话稿要围绕主题，不能东拉西扯，天马行空，也不要重复啰嗦，没完没了。要尽量把话写得简明扼要，干净利落，问题讲清了，就要嘎然而止。

二、演讲稿

演讲稿是在论坛、集会或研讨会上，就某个专门议题，为向听众说明事理，阐述见解，表达个人主张所进行演讲的文字版底稿。演讲稿也包括介绍组织服务、技术或产品的内容。以演讲体裁划分，演讲稿分为三个类别：（1）叙述式，主要向听众陈述事实和事件前因后果，发展过程，自己的思想经历，或转述自己看到或听到的事迹或事件，也可加入感想和抒情；（2）议论式，向听众摆事实，讲道理，既有事实材料，又有逻辑分析推断，立场坚定和旗帜鲜明地表达出自己的观点；（3）说明式，解说某个事实或某一情况，介绍某种服务、技术或产品。

演讲稿一般分为开场白，主体内容和结束语。开场白是演讲者与公众交流的开始，通常可以采用以下方式：

（1）   开门见山式。直截了当，简明扼要地讲清楚所要演讲的主要内容和观点，便于听众迅速了解掌握，同时尽快吸引他们的注意力。例如“大家好，我今天来介绍一下美国杰出人才移民出现排期及预未来测．．．．．．．”

（2）   设问、祈使式。演讲稿以设问句、祈使句开头，让听众变被动为主动，达到发人深思、催人振奋，易引起共鸣。例如“各位好，请各位设想你正面对移民官面试，你如何回答对于登陆后个人计划的问题？”

（3）   幽默导入式。以幽默风趣的语言为开场白，使听众在轻松愉快的气氛中不知不觉地进入角色，起到快速沟通，拉近彼此距离的效果。例如。“大家好，我是来自领移的顾问，领移不是领袖移民啊，是领导移民，也不对，是移民界领军公司的领移．．．．．．＂

（3）   名言警句式。采用与主题相关的名言警句开头，可以提高演讲的分量，强化演讲的主题效果，增加说服力。例如，大家好！都说“富贵不能淫，贫贱不能移。我见天要介绍的EB-1C， 是针对跨国公司高级管理人员的移民类别．．．．．．＂

（4）   提出问题，引起关注式。开场白首先提出一个问题，引起听众关注，增加悬念。问题的答案，正是演讲者通过演讲所要揭示出来的。这种方式可起到拉近与公众的情感距离，达到由表及里，由浅入深的演讲效果。例如，“大家好！许多人都是为了孩子未来教育移民，请问你知道孩子多大就超龄了吗？如何计算超龄？超龄还有解决办法吗？”

撰写演讲稿的主体内容，应该注意以下问题：

（1）讲稿的主体内容要真实、充分。演讲要达到具有鼓动性，具有说服力和感染力的效果，就必须要有真实和丰富的内容作为基础。

（2）中心要突出。一次演讲，必须突出一个中心思想，讲清楚一种意见、一种看法、一种思想观点。现代社会，信息过剩，参加过演讲的人，几个月以后，如果能记住一句话，就不容易了。

（3）层次要清晰。一次演讲要说明一个中心观点，就必须按照一种结构顺序，有条理、分层次地讲下去。如果演讲稿结构混乱，层次不清，就很难让听众弄清你的思路和意思。

（4）语言要通俗精辟。通俗是用浅显的话语说明深刻的道理，通俗易懂。精炼是指语言精辟、精湛、精彩，观点鲜明。

“编筐编篓，全在收口”，演讲稿的结束语是演讲的最后一步，是保证演讲成功的重要环节。以下几种结束方式，可供读者参考：

（1）   画龙点睛式。演讲稿的结束语采用精炼的语言，将演讲的主题思想进行概括和强化，以便深化听众对演讲主题的印象，起到画龙点睛的效果。例如，“每年透过广州领事馆办理EB-1B移民签证的大学教授和研究员是个位数，这还是职业移民美国的蓝海。”

（2）   鼓动感召式。演讲稿的结束语运用一些情感激昂，富有鼓动性、感召性的语言做结尾，可以起到进一部强化公众的情绪、信念，督促日后行动的作用。例如，“心动不如行动，移民是个漫长的过程，但千里之行始于足下，今天你就可以迈出第一步！”

（3）   对比结尾式。演讲稿的结束语运用对比的手法，可以起到强化演讲主题的作用，不仅使公众在比较中明辨真伪，更能增强公众的心理感受力。例如，“最后我想说，NIW和EB-1A相比，谁染门槛要求低，但申请人也会更多，此外NIW还会重点考察对美国国家整体层面带来的利益，这其实是很高的要求”。

（4）   引用名言式。演讲稿的结束语引用名言警句，发挥名人效应，震撼人心，可以使演讲气氛得到升华。例如，“Never,Never, Never give up. 移民路充满不确定性，要做到永不放弃！”

（5）   留下思考式。根据演讲的内容，提出进一步思考的问题。这样可以诱发听众回顾演讲内容，整理收获。同时，听众会进一步思考更深的问题，得到自己的见解，真正有所收获。例如，“大家思考一下，律所毕竟不同于商业公司，是否应该开展移民传播等市场宣传？”

三   贺词

贺词（包括贺电、贺信、贺卡等）是专就喜庆之事，在喜庆之日用以庆祝的一种文体。贺词可以融洽关系，增进感情，发展友谊，是移民传播活动中重要的礼仪形式，也是组织对外交往不可缺少的手段和工具。撰写贺词首先就是是要热情洋溢，感情丰富，令人鼓舞；其次贺词要文字精炼，言简意赅。

贺词的结构一般分为四个部分：

（1）标题可以参照以下三种形式：一是简单明了地写明“贺词”、“贺电”、或“贺信”等；二是写明自己的身份，例如“国际移民组织贺电”；三是在标题中具体写明是给谁的贺词，例如“祝贺领移国际顾问集团出版《移民传播》”。

（2）称谓。称谓是指被庆贺的对象，如是组织，则写全称或规范简称。如是个人，则在姓名之后加上职务或尊称，姓名之前加敬语。对一般人士，多用“女士、先生、朋友”等。称谓要写于标题下一行的顶格处。

（3）正文。正文要包括庆贺的理由、向谁庆贺、庆贺什么、为什么庆贺。对所取得的成绩，要给予充分的肯定，热情的赞扬，也可提出新的希望和要求。

（4）落款。落款包括庆贺人姓名，单位名称，以及年月日。

下面是一封贺信样本。

尊敬贤越法师，

领移国际顾问全体同仁非常开心地收到您美国职业移民EB-4获批的I-797批准函，我们对您致以最热烈的祝贺！

我们诚挚地邀请您在方便时来公司领取您的批准函和安排下一步办理公证事宜。

EB-4移民类别是目前唯一没有移民签证排期的移民类别，因此在接下来的一个月中，您的资料会及时从美国移民局转到美国国家签证中心，以便启动DS260程序和安排下一步广州领事馆的移民签证面试。

请您方便时致电400-1000-112与我们确认见面时间。最后，再次对您的获批表示最热烈的祝贺！

领移（北京）国际顾问有限公司

二零二零年十月十八日

四、祝词

祝词，包括祝酒词等，是指对人对事表示祝贺、祝愿的言辞或短文。它和贺词性质不同之处在于贺词是对某件已经成功或完成的事表示祝贺，祝词则是对即将或刚刚开始的某件事表示一种美好期待并祝愿其顺利完成。祝词和贺词都是表示祝贺的礼仪文书，因此热情洋溢和言简意赅是二者共同的特征。与贺词不同的性质也决定了祝词独有的特征：一是祝愿性，祝词是用来表达良好期盼情感的文体，因此祝愿性是其本质特征；二是直接性，与贺词、贺电、贺信不同，祝词一般是在一定场合当场宣读，面对面直接表达祝愿之情。

祝词与贺词在结构上有相似之处，称谓写法也与贺词一致。只是因为运用的场合和受众的不同，二者在内容上有所差异；祝词正文内容一般包括：开头简要交代背景，叙说缘由；主体部分描写预祝的主要内容和意义，有的还回顾相互合作的历史；结尾部分写出期望与祝愿之类的话。而祝酒词结尾常说：“最后我建议为……而干杯”。

五、请柬

请柬，请贴和邀请信等，是在社会交往活动中，为邀请单位或个人参加某项活动而发出的书面信函，以示郑重和诚意。例如召开新品发布会，周年庆祝会，新闻发布会，外出参观，展览展示会，学术报告会，酒会，宴会，开业庆典等。请柬的内容一般比较简单，将时间、地点、服装要求，联系人，是否需要回复确认等主要信息表达清楚就可以了。为方便被邀请人，有时也将结束时间，交通路线，活动程序，座位安排，是否需要凭请柬出席，是否可派代表参加等更详细信息附上。

请柬的措辞要谦恭、客气、富有强烈的礼节性。只有充满热情与敬意的请柬，才能使对方读后愉悦地接受邀请。此外，正式请柬要装裱精美，大气得体。越是隆重的庆典、会议，请柬越应该讲究，以示恭敬、庄重和严肃。

请柬一般由五部分组成：

（1）   标题。标题上写“请柬”或“邀请书”、“邀请信”即可，字体稍大，写于正文正上方或封面上，要美观、醒目。

（2）   称谓。称谓中写被邀请人的姓名、职务，前面一定要加敬语，例如“尊敬的王主任”。称谓的位置在标题下一行顶格处，如是竖写则在标题左侧一行。如邀请的是某个单位、团体则写全称；如邀请的是单位、团体的某几个人，比较尊敬和有诚意的做法是每人一柬。

（3）   正文。请柬的正文要写明邀请的理由、时间、地点、内容、注意事项等。

（4）   结尾。结尾处用敬语，一般写“此致、敬礼”、“敬请光临指导”、“请届时出席”、“祝商祺”等。

（5）   落款。在结尾的右下方署名，注明发出请柬的单位，个人，日期等，并签名或盖公章。

六、解说词

解说词是对事物、人物进行说明的一种文体。例如投资移民项目展示、图片介绍、服务说明、宣传片解说、人物介绍等，都要运用解说词。解说词是配合实物或动态静态图像的文字说明，它既要便于讲解，又要便于观众一目了然。这就要求传播人员在撰写时，用三言两语不多的文字就把内容讲清，使观众在观看实物或图片图像时，借助简明的口头，对其获得深刻的认识。解说词是按照实物陈列的顺序或画面推移的顺序编写的。陈列的各实物或各画面有相对的独立性，反映在解说词里，就应该节、段分明，每一件实物或一个画面都有专门一节或一段文字说明，并用标题或空行区分。

撰写解说词前，传播人员首先要认真观察、研究被解说的事物，准确地把握它们之间的关系。被解说的事物之间，有并列关系，有先后关系，有总分关系，有主次关系等等。这些关系，有分有合，分则相对独立，合则相互联系，在一篇解说词里组成一个有机的统一体。另外，解说词写作的形式多样，方法灵活，可用平实的语言，也可用文学语言，可用散文形式，也可用韵文形式。传播人员可根据实际需要和听众组成灵活选择。

七、移民法解读

移民法解读是以介绍国外移民法法律条款知识，说明申请资格和流程一种说明文，让移民申请更规范透明。传播人员在配合项目推广的公关宣传中经常需要需要用到对目标国移民法规的权威解读。例如撰写文章，宣传希腊购房移民，主要信息包括：申请资格是针对年满10岁的非欧盟国家公民，在希腊购买25万欧元以上的房产，有至少一次入境希腊的记录，需购买商业医疗保险，需提供无犯罪蒸证明。你可以宣传希腊购房移民最大优势就是没有任何居住要求，是欧洲购房移民项目里唯一一个零居住要求的国家。但你也要在所依据的希腊投资移民促进法说明文里讲清，法规还规定这25万欧元的房产在签订最终购买合同的时候必须支付全款，而且必须是银行支票或其他银行交易方式完成。此外，申请人获得的是希腊政府依欧盟规定而签发的希腊"投资者永久居留许可" ，持有居留许可的第三国公民被授权合法居住在希腊境内的权利，但投资者永久居留许可的有效期为5年，五年后要续签。如果主申请人不及时续签，全部申请人身份就会失效；若家庭成员不及时续签，本人身份失效，但之后可以通过办理团聚恢复身份。续签的条件是维持该房产投资，维持5年期间的医疗保险，没有犯罪记录等。作为一个负责人的移民中介，你要对涉及的全部法规介绍清楚，避免申请人因无知或疏忽而犯下无法弥补的错误。

移民传播人员在撰写移民法说明文时，要注意以下几点：

（1）   移民法说明文介绍的知识多是普及型的，因此要求用通俗的语言，深入浅出地进行说明，避免大量使用法律专业术语。如果使用很专业的术语，应该加以说明，便于读者理解。

（2）   移民法说明文要尊重法律，真实严谨，要请当地律师核实。如果为商业利益隐瞒真相，甚至误导读者，需要承当法律责任。

（3）   移民法说明文侧重事实和法律，所以一般不需要刻画形象和渲染感情，而是用朴实的语言直接介绍法条，说明资格要求和证据要求。

（4）   移民法说明文不应掺杂过多的服务介绍，否则就会降低真实程度。一旦推销的目的被读者识破，文章的可信度和说服力就会大打折扣。

一、                 公告栏（墙报、板报）

公告栏（墙报板报）是开展组织内部沟通活动的一种重要工具，常被置放、粘贴于组织内部的较为显眼墙壁或白板上。内容主要包括与内部员工息息相关的一些事情，例如公司动态，人事任免，会议通知，员工培训，福利调整，内部招聘，规章纪律，文艺作品，内部竞赛，员工天地等。

公告栏（墙报、板报）的编写应该注意以下几点：

（1）   公告栏面积不大，容量较小，所以要求编写的文章对员工有实际价值，短小精悍，主题突出。

（2）   编写文章要形式多样，既有消息、新闻，通知，又可以包含小评论，文艺作品等。

（3）   要图文并茂，具备美感。墙报板报要有刊头，排好版面，字体漂亮，配好插图。

（4）   要注意文字通俗易懂，口语化，使员工便于理解和接受。

二、   标语口号

标语、口号（Slogan）是组织为了实现某种使命，宣扬某种理念或宣传产品、技术、服务、质量、价格而制定的有宣传鼓动作用的短小语句。例如立邦漆的“处处放光彩”，雀巢咖啡的“滴滴香浓”，耐克的Justdo it，等都成为脍炙人口的经典语句。但有时宣传越含蓄谨慎、商业与艺术的界限越模糊，就越显高级。例如——香奈儿的标语-Fashion passes, style remains. （潮流易逝，風格永存）。百达翡丽的口号“没有人能真正拥有百达翡丽，只不过为下一代保管而已”。以前有个化妆品品牌叫好迪，虽然现在我们很少听到这个品牌了，但是它的广告语依然广为流传-“大家好，才是真的好！”，这就以一个好的口号。

传播人员在撰写或征集标语口号时要注意以下几点：

（1）   要抓住所宣扬事物的本质，运用巧妙的广告手法，富有创意的表达，令人们理解、领会。

（2）   语句要短小精悍，既要概括、明白、简单、通俗，又要生动、形象。文字读起来要做到吐字清晰、朗朗上口。

（3）   要有宣传鼓动性，富有感情，观点鲜明，强烈打动读者。

（4）   既要有强烈的时代感，未来感，超越平凡，又要符合社会道德规范和所在国的历史、文化、风俗等社会习惯。